Morgondagens kontorsinredning: Corona har för alltid förändrat möteskulturen

Tekniken strulade, barnen var högljudda och ljuset var dåligt – jobba hemifrån hade sina för- och nackdelar. Men möteskulturen med video är här för att stanna.

Låt mig gissa. Du har för närvarande ett par mötesrum på ditt företag, och de rummen har plats för minst 8-10 personer. För det var så mötesrummen användes innan coronapandemin. Stora möten med uteslutande fysiskt deltagande, som tog en hel timme eftersom det skulle dukas fram fika på bordet när personer från när och fjärran skulle socialisera både före, under och efter mötet.

Och ja; Carsten kunde inte hitta en parkeringsplats, så ni fick snällt vänta på honom. Men det kanske inte gjorde så mycket, eftersom du ändå behövde spendera 5-10 minuter på att få en PowerPoint på skärmen med en skadad HDMI-sladd.

Sedan kom coronapandemin – och då lärde vi oss hur enkla och effektiva möten faktiskt kan vara när de hålls online, även med deltagande från alla världens hörn. Men det är inte gratis. Man behöver anpassa kontorslandskapet till de nya behoven.

Det är inte längre mötesrummet som samlar människor - det gör videokonferensen

Mötesrummet kommer aldrig att få samma funktion som tidigare. Innan fungerade det som samlingspunkten, dit vi alla gick när det skulle diskuteras. Mötesrummet var inte ett tyst utrymme, utan en plats med utrymme för utbyte av idéer och fysisk socialisering med både interna och externa partners.

Men coronapandemin har förändrat vårt sätt att kommunicera. Video- och chattverktyg har gått från att vara sekundära till primära kanaler. En stabil internetuppkoppling har visat sig vara tillräckligt för att få en ny kund.

Det växande behovet av onlinemöten med bara några få deltagare från varje företag har förändrat kraven på mötesrummen. Vi behöver inte överdrivet stora utrymmen. Vi behöver bara kunna fördjupa oss och fokusera på det som är framför oss: skärmen, den som binder oss samman med de andra deltagarna.

Faktum är att du inte behöver mer än 2-5 kvadratmeter så länge de grundläggande faktorerna finns på plats, för att hålla ett professionellt videomöte i en praktisk miljö:

• Tystnad
  
  
• Bekväma stolar
  
  
• Ventilation
  
  
• Bra belysning
  
  
• Bordsplats till dator och anteckningsblock
  
  
• Skärm för videoanslutning
  
  
• Plats för 1-4 personer

Investera i 3-4 små mötesrum istället för ett stort

Självfallet kan du fortfarande använda det stora mötesrummet. Det är bra när du ska samla hela kontoret vid genomgångar och liknande. Men så snart som man arbetar i små grupper eller håller 1-1-möten, exempelvis med kollegor från andra städer, länder och företag – uppstår behovet av plats för fördjupning. Och nuförtiden uppstår behovet ganska ofta, eller hur?

Idag deltar man i de allra flesta möten, konferenser och seminarier via en videoanslutning. Naturligtvis har den fysiska samhörigheten inte utdött, och nu efter coronapandemin kommer vi sannolikt se en mindre återgång till tidigare trender, men videomöten kommer i stor utsträckning fortfarande att vara den dominerande mötesformen.

Videokonferenser är helt enkelt både enklare och smidigare, och det är ditt jobb att se till att dina anställda får de bästa förutsättningarna för att kunna hålla effektiva videomöten. Det behöver du tänka in i ditt kontorslandskap så att personalen, kunderna och partners på ditt företag får bästa möjliga upplevelse när de håller möten.

Det handlar inte bara om under vilka förutsättningar dina anställda arbetar. Det handlar lika mycket om vilket uttryck du förmedlar till en potentiell kund. Du kommer helt enkelt att se mer professionell ut med rätt förutsättningar, och vi vet alla att ett bra första intryck kan vara avgörande för ett samarbete. I dessa tider är det inte givet att man träffar varandra fysiskt överhuvudtaget, innan man skriver under på en stor affär.

Med 3-4 mindre mötesrum istället för ett stort kan du därför förhindra att mötesrummen blir överbokade såväl som generella störningsmoment på kontoret. Och samtidigt kan du bidra till bättre arbetsförhållanden och en förstärkt upplevelse från dina partners.

Är ditt företag redo för när personalen kommer tillbaka till kontoret?

Dina anställda har haft ett eget privat mötesrum hemma under coronapandemin. Men har de samma förutsättningar för att kunna fördjupa sig i möten, nu när de återvänder till vardagen på kontoret?

På MuteBox vill vi verkligen hjälpa ditt företag att anpassa sig till de moderna trenderna på arbetsplatserna. Vi kan därför erbjuda mobila mötesrum med plats för 1-4 personer, som endast tar upp några få kvadratmeter. Du får möjlighet att både leasa och köpa, och vi erbjuder ett icke-bindande samtal med dig om hur behoven på just ditt företag kan tillgodoses.

Tack för din tid. Vi håller videomöte kl.